1、会议室预约

（1）到学院116行政办公室选择《会议室使用登记本》（挂进门右侧墙上，目前有302、303、318可选）

（2）填写好预约日期、时段、具体事由（开组会、作报告、座谈会等等）、联系人姓名和联系号码，学生填写需增加导师姓名，如遇已有人预约该时段，请另外选择日期或者时段。

2、领用钥匙及会务有关器材物品等准备

（1）按预约时间提前半天至一天（周末使用会议室请于周五下午）前往行政办秘书3岗处，做好钥匙借出登记后领取钥匙；

（2）如需要其他会议有关器材、物品，如学院手提电脑、光笔、台签、话筒、电池等，请一并做好借出登记后领用；

（3）如果需要会议室或者大门电子屏显示，请提前联系行政办秘书3岗办理。

3、会议室还原与归还钥匙及其他有关器材物品

会议结束后做好会议室的清扫卫生并整理好会议室桌椅，关闭空调、投影设备和门窗水电、拉上窗帘，一天内及时归还会议室钥匙及其他有关器材物品，方便后续使用者及时领用。