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日常业务财务报账

2025/07/06 21:51    阅读:

一、日常业务报销注意事项

(一)发票开票信息

发票名称:广西大学

纳税人识别号(统一社会信用代码):1245 0000 4985 009929

地址、电话:南宁市西乡塘区大学东路100号 3272541

开户行及账号:中国银行广西南宁市西大支行 6184 5748 4938

注意:特殊业务外,发票抬头不能写个人名字或广西大学XX学院。

(二)发票内容

注明具体物品或服务的名称、数量、单位和单价;住宿发票需注明住宿日期及住宿天数;如无法注明,请由开票单位提供具有开票单位公章的发票清单。

(三)结算方式

单笔支出金额在500元(含)以上的,须通过公对公转账或用公务卡进行结算。使用公务卡支付的,预约报账时必须在财务大数据云平台勾选相应公务卡消费记录。

公务卡消费认证时限为自消费之日起半年,超出时限无法认证将影响费用报销。因此发生支出后应及时在认证时限内完成公务卡消费认证。

(四)公务机票

在职在编人员乘坐飞机应购买公务机票,并在报销时提供公务机票发票。如在其他网站购买票价较低,可选择不在公务网购买,但需截图出行当日的政府采购机票管理网站票价图作为为报账证明材料,并在报销时附上截图。如产生退票费,报账时应提供公务网查验单、航空公司开具的退票费清单及退票发票,并在预约单的特殊事项栏据实说明。

网上购买:政府采购机票管理网址:www.gpticket.org

电话购买:可通过以下网址查询广西/南宁地区各代理电话

https://app.gpticket.org/provider/loginProvider.action

(五)报销款项转账

1.对公账户转账:转入发票上、合同上或开票单位提供的单位账户。

2.公务卡:使用公务卡支付的,转入相应的公务卡。

3.个人账户:补助及由个人垫付的款项,转入个人银行借记卡账户。差旅费报销费用只能转到出差人员中的其中一人。

(六)电子发票认证及附件上传

1.所有发票均须添加到电子票夹进行查验,包括纸质发票和电子发票。

2.所有报账的材料均须在预约报账时在附件处添加上传,方便日后查阅。

3.确属系统暂无法认证的电子票据类型,需在预约报销单的特殊事项说明栏填写书面承诺,承诺该电子发票只报销一次,由此产生的经济责任由经费项目负责人承担。承诺说明上须注明发票金额(如为外币发票,应注明外币金额)、发票编号及发票日期等重要信息。

(七)预约单打印

1.报销人审批预约后方可打印预约单交到财务处。已退回的预约单流程已回到收单节点前,需走完流程经报销人再次预约,并打印新的预约单附上送到财务处。

2.预约报销单应用A4纸纵向打印。

(八)票据粘贴

1.较小的票据(如火车汽车票、出租车票、定额发票等)平铺粘贴在“广西大学原始票据粘贴单”上,不能重叠粘贴在票据的上面,以免票面信息被粘住;过多的小票据可分多页粘贴。

2.稍大的纸质票据(如航空运输电子客票行程单等)可按阶梯状分类整齐地贴在粘贴单上。

3.A4纸打印的票据无需粘贴,增值税专用发票抵扣联无需粘贴。

4.在粘贴单下方“拟报销票据”一栏填写粘贴单上票据张数和金额,金额不能涂改。(建议重新设计粘贴单,删除下方签字部分,在下载中心增加新的粘贴单供师生下载)

(九)发票报销时限

1.当年取得的报销凭据(以报销凭据上的日期为准)原则上在报销凭据开具当年内提交财务报销。

2.当年第四季度取得的票据,可延长至次年3月31日前办理报销,无特殊原因,逾期不予报销。

3.因特殊原因如长期在外地进修或学习、其他属于后补助经费项目无法在规定时间内予以报销的,经费使用人应提供书面证明材料或经单位(经费)负责人审批方可报销。

(十)票据遗失处理

1.城市间交通票(如火车票、汽车票、电子客票行程单)遗失,须提供订票证明材料(订票信息截图、出票信息等),出差人员报销时在预约单的特殊事项说明栏据实填写情况说明,经由经费负责人或单位负责人审批后,方可按票面金额的80%报销,否则不予报销。

2.购买货物或应税劳务、服务的发票(收据)遗失,须从开票单位取得原发票(收据)的记账联(或存根联)复印件,复印件正面注明“复印件与原件相符”,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章。经费使用人应提供书面情况说明并承诺不重复报销,10万元以下由单位负责人、财务处负责人审批,10万元及以上还须报校领导审批方可报销。

(十一)严格执行财务专员交单制度

报销材料交各单位财务报账专员统一在规定时间内提交财务处办理,个人请勿自行到财务处交单。

(十二)特殊事项及说明填写

特殊事项说明可在预约单的特殊事项说明栏填写,如出差时出现的特殊事项说明、无法在系统查验的电子发票承诺及日常报销需要说明的情况,无须再另外提供说明。

二、审批流程

所有经费支出审批人不得审批本人、直系亲属经办的经费支出业务,其本人、直系亲属经办的经费支出业务按下列方式审批:

(一)副职领导为经办人的,由正职领导审批;正职领导为经办人的,由其他正职领导或分管副职领导审批。

(二)科研课题(项目)负责人为经办人的,由科研经费归属单位主要负责人或分管科研业务的副职领导审批。

三、日常业务报销流程

(一)办公费

办公费:指的是购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、办公室公共书报杂志等费用。

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)发票

(3)购物清单(发票上已填列物品名称、数量、单位、单价可忽略)

(4)批量采购金额1万元(含)以上需提供合同。

2. 注意事项:

(1)购买单价在500—1000元、使用年限在一年以上、可独立使用但达不到固定资产入库标准的仪器、设备和物品,在国实处系统办理低值易耗品登记手续并打印作为报销凭证。

(2)部分办公用品须通过政府采购平台采购,比如复印纸等。预约报账时,须提供国实处的政采证明方可报账。政采目录详见广西壮族自治区财政厅文件桂财采〔2023〕9 号。

(3)采购合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

(4)办公费网上预约,预算经费选择“办公费”预算项;纵向科研经费选择“间接经费”预算项,横向科研经费(BB)及科研间接费选择“其他”预算项。

(二)印刷费

印刷费包括印刷信封、文头纸、文件、报表、内部刊物、凭证票证(不包括发票)、无碳复写票据以及其他资料、证书、证卡、证件、包装类制品以及其他非纸质材料印刷品等。

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)发票

(3)批量采购金额在1万元(含)以上的,提供相应的合同。

2. 注意事项:

(1)根据每年更新的《自治区本级预算单位印刷服务定点采购的通知》文件精神实行定点印刷,否则不予报账。

(2)只有在自治区本级预算单位印刷服务定点采购供应商处发生的印刷费用,才能使用预算经费中的“印刷费”预算项开支。

(3)采购合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

(4)印刷费网上预约,预算经费选择“印刷费”预算项;科研经费选择“印刷费”、“出版、文献、知识产权事务费”或“其他”。

(三)专利费

1.专利费报销所需材料:

(1)专利费(专利滞纳金除外)发票。

(2)收费标准或收费凭据。

(3)预约报销单

2.注意事项:

(1)专利申请、使用、维护等费用,需先由科研院出具专利权归属意见,经科研院负责人在预约报销单上签字审批并加盖科研院公章后,方可借款或报销。

(2)代理公司代缴的专利费,开票单位和收款单位不一致时,需提供合同或说明,对代收代缴事项进行约定或说明。

(3)国家知识产权局专利局开具的票据,在专利号、收费标准等事项清楚的情况下,可无需收费通知。

(4)委托第三方向国家知识产权局代办专利申请、使用、维护等费用的,金额在1万元(含)以上需提供合同。采购合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

(5)专利费网上预约

预算经费选择“其他”预算项。

科研经费选择“出版、文献、知识产权事务费”预算项。

(四)论文版面费

1.论文版面费报销所需材料:

(1)论文版面费发票。

(2)论文版面费收费通知。

(3)预约报销单

2. 注意事项:

(1)委托第三方进行的语言编辑、翻译等费用,金额在1万元(含)以上需提供合同。版面费合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

(2)收费通知须加盖收款方公章;以邮件形式发送的收费通知,应将包含邮件网址和邮件标题等内容的完整邮件页面截图作为报销材料附件。

(3)自行垫付后报销的外文版面费应提供形式发票(INVOICE)或境外收据(RECEIPT)及其翻译件、支付记录,并在预约单的特殊事项栏填写承诺说明。翻译人需将开票内容、开票方/收款方、发票号、货币类型及金额等重要票据信息进行翻译后,在翻译件上签字并加盖学院公章;承诺人需在承诺说明中承诺该电子发票只报销一次,由此产生的经济责任由经费项目负责人承担,还须特别注明发票外币金额,发票编号及发票日期等重要信息。

(4)向境外对公转账的外文版面费,应先按《关于向境外购买专有权利使用和特许等服务贸易项目对外支付税务备案有关事项的通知》规定,将相关材料交税务局审核、备案、交税后,再将境外票据、收款单位账号、开户行名称及地址、SWIFT代码(如因国家外汇管理等制度调整,需增加材料的,应另行补充材料)等,所有材料一式两份(其中一份加盖广西大学公章)交至财务处对应窗口方可报销。

(5)版面费发票和说明、通知等不能出现“润色”费字样,可写版面费、审稿费、编辑费等。

(6)论文版面费网上预约

预算经费选择“其他”预算项。

科研经费自科项目选择“出版、文献、知识产权事务费”预算项,社科项目论文版面费选择“其他”预算项。

(五)出版费

1.出版费报销所需材料:

(1)出版费发票

(2)出版合同

(3)预约报销单

2.注意事项:

(1)报销出版费无论金额大小,均应提供出版合同。出版费合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

(2)一般情况下,出版合同应以广西大学或学校授权的单位名义签订,也可加入著作权人签订三方协议。

(3)出版费网上预约

预算经费选择“其他商品服务支出-其他”预算项。

科研经费自科项目出版费选择 “出版、文献、知识产权事务费”预算项;社科项目出版费选择“印刷费”或“出版、文献、知识产权事务费”预算项。

(六)邮电费

邮电费是指开支的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及电话费、网络通讯费等。

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)通讯或快递费发票

2.注意事项:

(1)预算经费不能报销个人手机话费;个人手机话费仅能从纵向科研经费(AA、AB、AC、AE、EE、C)的间接费用、横向科研经费(BB)、科研间接费中开支。

(2)除另有规定外,纵向科研经费不能报销单位固话费。

(3)个人手机话费的发票抬头应开机主姓名。

(4)报销除项目负责人外的课题组成员个人手机话费,需提供项目书江南平台及项目组成员名单。

(5)违约金、滞纳金、预充值业务等发票不予报销。

(6)邮电费网上预约

预算经费选择“邮电费”。

科研经费纵向科研项目电话费选择“间接经费”,其他费用选择“其他”。

科研经费(BB)横向科研项目、科研间接费选择“其他”。

(七)其他交通费

其他交通费指除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。包括市内交通费(出租车费、公交车费等)、市内租车费等。

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)发票

(3)出行明细、租车合同等(根据不同情况提供)

2.注意事项:

(1)在原始票据粘贴单粘贴上出租车票时,需按业务发生时间顺序平铺,避免票面信息互相遮挡。并在粘贴单上填写附件张数及金额。

(2)连号的出租车票或个人在南宁市内包车原则上不能报销。

(3)取票下车前应注意出租车发票上的金额、时间、发票章等是否清晰完整,否则会影响费用的报销。网约车发票如未备注用车时间和行程,应提供用车记录清单。

(4)其他交通费网上预约

预约市内交通费请进入“市内交通报销单”填写界面进行预约。

预算经费选择“其他交通费”预算项,科研经费选择“教学差旅费” 预算项。

(八)材料费

专用材料费是指在项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等费用,不包括办公用品等耗材。

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)专用材料发票

(3)购物清单或网购订单截图(发票上已填列物品名称、数量、单价可忽略)

(4)批量采购金额1万元(含)以上的附采购合同,采购合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

2.注意事项:

(1)达到大额支出标准的需按《广西大学经费支出管理暂行办法》规定,进行相应流程审批。

(2)非专用实验耗材(例如保鲜盒、湿巾等)、贵金属,需在预约单的特殊事项说明栏注明具体实验用途。

(3)购买单价在500—1000元、使用年限在一年以上、可独立使用但达不到固定资产入库标准的仪器、设备和物品,需附低值易耗品登记卡

(4)网上预约,选择“专用材料费”预算项。

(九)测试化验加工费

测试化验加工费是指在项目研究开发过程中支付给外单位(包括项目承担单位内部独立经济核算单位)的检验、测试、化验及加工等费用。

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)测试化验加工费发票

(3)具体测试的样本和数量的清单(发票上已填列测试名称、数量、单价可忽略)

(4)批量金额1万元(含)以上的需附测试加工委托书或合同书

(5)其他审批文件

2.注意事项:

(1)委托校内单位进行的测试、化验、加工等,按照实际发生金额,采取内部转账结算方式办理。办理时需提供大仪平台的欠费明细截图。预约报账时进入“内部转账凭单”界面进行预约填写。

(2)达到大额支出标准的需按《广西大学经费支出管理暂行办法》规定,进行相应流程审批。

(3)测试化验加工费网上预约,选择“测试化验加工费”预算项。

(十)图书购置费

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)发票

(3)广西大学低值耐用品及配件登记卡(BB卡不用入低值)

2.注意事项:

(1)馆藏图书需准备材料:入库单两份,入库清单或发货清单(图书馆工作人员需在发货单上签字签收),发票,审计备案单,合同复印件(盖章并注明与原件相符)。

(2)图书购置费网上预约,预算经费选“其他商服-图书购置费”;科研经费选择“出版、文献、知识产权事务费”版面费

(十一)培训费及委托培训费

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)发票

(3)开班通知,备案登记表,签到表

2.注意事项:

(1)金额超一万元的费用需提供合同(合同为复印件需加盖公章并注明与原件相符)

(2)培训费用标准


住宿

(单位:元/每天)

伙食

(单位:元/每天)

场地、资料、交通

(单位:元/每天)

其他

(单位:元/每天)

合计

(单位:元/每天)

广西区内

230

120

30

20

400

广西区外

320

150

50

30

550

(3)培训费或委托培训费网上预约,选择“其他商品服务支出-培训费/委托培训费-住宿费/伙食费/其他)”

(十二)业务招待费

1.报销所需材料:

(1)预约报销单

(2)发票

(3)事前的经费预算审批表

(4)事后的接待清单表

(5)拜访公函

2.注意事项

(1)接待费用单笔小于2000元,由项目负责人或二级单位负责人审核;单笔大于2000元,由单位负责人审核;单笔大于3000元,由二级单位负责人和校领导审核。

(2)10人以内,最多可3人陪同;10人以上的陪同人数小于接待对象人数的1/3。

(3)原则上应在校内接待用餐;如需在校外接待,需在预约单的特殊事项说明栏据实填写理由及情况说明。

(4)接待费用标准


预算经费

科研经费

(元/人)


省部级

(元/人)

司局级

(元/人)

处级及以下

(元/人)

160

单位内用餐

160

120

90

单位外用餐

200

150

130

(5)接待境外人员报销时需提供以下材料:境外人员来访申请表、邀请函、公务接待清单。境外人员接待餐费标准:国家元首550元/人/天;副总统500元/人/天;部长450元/人/天;其他260元/人/天。接待境外人员可赠礼一次,正副级350元/人/次;厅级180元/人/次,一般人员110元/人/次。接待人员数量小于等于5人,陪同人数和接待人数按中外人数1:1;接待人数大于5人,超过部分中外人数按1:2 (如:6人,5人陪同)

(6)接待费用网上预约,选择“其他商品服务支出-公务接待费”

(十三)差旅费

1.出差前须按规定填写“广西大学出差审批表”并履行相关审批手续。

2.从财务预约系统的“差旅费”预约。

3.住宿费发票请注明天数,如无法注明,请提供住宿单位开具的住宿清单。

4.参加会议或培训请附上会议通知或培训通知,交纳会议注册费或培训费的请和差旅费一起报销。

5.500元以上的费用应采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付;刷公务卡需在系统进行公务卡消费认证。

6.在职在编人员乘坐飞机的应购买公务票,通过其他途径购买非公务票的,应当事前打印购买当日低于政府采购机票管理网站票价的截图证明。

7.特殊情况:自驾、租车、无住宿等需要说明的特殊事项审批,填写“广西大学特殊事项审批表”,由经费项目负责人和单位负责人共同审批签字加盖公章。

(十四)因公出境差旅费

1.报销所需材料:

(1)广西大学教职工因公出国 (境)审批表

(2)在职在编的职工需要提供区政府/广西大学临时任务批件

(3)外文邀请函及其翻译件(翻译件需盖章签字)

(4)护照江南平台(照片页)复印件

(5)出入境签证页复印件(中国边检戳)或移民局打印的出入境记录

(6)会议通知及翻译件(翻译件需盖章签字)

(7)电子客票行程单或带有invoice或receipt字样的外文机票发票及其翻译件(翻译件需盖章签字)

(8)带有invoice 或receipt 字样的外文住宿发票及其翻译件(翻译件需盖章签字)

(9)航班意外险发票

(10)签证费(发票、收据)或代办签证手续费发票

(11)会议注册费发票及其翻译件(翻译件需盖章签字)

(12)相关的支付记录截图

(13)外文发票仅报销一次的书面承诺(需经由经费负责人签字)

(14)其他相关的发票及支付记录

(15)预约报销单

(十五)固定资产购置

1.报销所需材料:

(1)资产报销预约单

(2)发票(电子发票一份或纸质普通发票一式两份:增值税纸质发票的发票联贴在粘贴单上,抵税联用夹子/回形针夹在预约单江南平台)

(3)资产验收单(单价超过10万元的资产需要提供资产验收报告)

(4)资产入库单(不用一式两份,裁剪后将财务部门记账联按资产编号顺序排列后粘贴在粘贴单上,核对联用夹子/回形针夹在预约单江南平台)

(5)审定单(政采才有,单个5000合计超10000元)

(6)报销表(政采才有)

(7)采购合同(金额超10000,一式两份)

2.注意事项:

(1) 电脑、打印机、空调和照相机等通用办公设备,不允许自行采购,需经政府采购途径采购;政府采购的资产,报销时需提供审定单及原始凭证报销单,金额超一万元(含)的还需提供政府采购合同(合同需提供一式两份,若为复印件的需盖章并注明与原件相符)。

(2)设备购置支出审批程序及权限

单笔经费使用金额在50万元以下的,由经费使用单位审批人或经费项目负责人审批;单笔经费使用金额在50万元(含)以上100万元以下的,由设备使用单位审批人或项目负责人审核签署意见后,由国有资产与实验室管理处审批人审批;金额在100万元(含)以上200万元以下的,由设备使用单位审批人或项目负责人审核、国有资产与实验室管理处审批人签署意见后,报财务处审批人审批;金额在200万元(含)以上300万元以下的,由设备使用单位审批人或项目负责人、国有资产与实验室管理处审批人、财务处审批人按顺序审核签署意见后,报总会计师审批;金额在300万元(含)以上的,由设备使用单位审批人或项目负责人、国有资产与实验室管理处审批人、财务处审批人按顺序审核签署意见后,报总会计师审核,呈校长审批。

(3)购买进口设备,在报销时需提供以下材料:发票、入库单、验收单/验收报告、委托代理进口协议书、委托代理三方协议、外贸合同、外文形式发票、境外汇款单(银行水单)、报关单、免税证明、文件系统关于设备付款报告及处理笺(金额100万含以上的);经政府采购途径采购还需提供审定单、原始凭证报销单和政采合同。

(4)固定资产网上预约,需进入“固定资产报销”界面进行预约。

(十六)会议费

1.报销所需材料:

(1)会议审批表

(2)会议通知

(3)会议签到表

(4)酒店出具的餐费明细表(注明几人用餐,中餐或晚餐)

(5)预约报销单

2.注意事项

(1)金额超一万的场地租赁费或住宿费等需与酒店签订合同,报销时提供合同。

(2)会议审批程序及权限:


管理会议审批权限

学术会议审批权限


参会人员80人以内(含)

参会人员80-150人(含)

参会人员150人以上

预算经费

科研经费

有食宿的会议

所在单位负责人审批

所在单位负责人和职能部门负责人审核后,报学校分管校领导审批

所在单位负责人、职能部门负责人和学校分管校领导审核后,报书记或校长审批

参照有食宿费开支的管理会议的审批办法审批

所在单位负责人审批

无食宿的会议

所在单位负责人审批

(3)费用标准

会议类别

住宿费

(元/人/天)

伙食费

(元/人/天)

其他费用

(元/人/天)

合计

(元/人/天)

使用预算经费、代管经费等

340

130

80

550

使用科研经费举办的会议

400

150

100

650

国际会议

700

300

200

1200

(4)举办国际会议应就会议的名称、主要内容、规模、时间、地点、经费来源及会务安排等提出报告,由单位负责人签署意见后交国际交流处,送审报告经国际交流处会同科技处或社科处和宣传部审核,并报请校领导批准后,由国际交流处上报教育厅和外事部门审批。

(5)会议费网上预约,选择“商品和服务支出-其他商品和服务支出-学术会议费”

(十七)其他支出

1.预算经费的其他支出是指打印费、赔偿费和诉讼费、及广告宣传费等。

2.科研经费的其他支出是指课题在研究开发过程中发生的除所列直接费用之外的不可预见的支出,如审计费、打印费、仪器设备搬运费等。

3.报销所需材料包括以下:

(1)预约报销单

(2)相关费用发票、收费标准或收费凭据及收费清单

2.注意事项:

(1)报销会员费需提供收费通知。

(2)支付金额在1万元(含)以上的服务费用,需签订合同或协议。采购合同为复印件的须注明与原件相符并加盖学校或学院公章。

(3)在同一家文印店打印复印费报销金额达1500元以上,另附文印店结账登记本清单复印件并加盖开票单位公章或发票专用章,清单注明内容、数量、单价、合计金额等。

(4)网上预约,其他费用请选择“其他商品服务支出”预算项。在自治区本级预算单位印刷服务定点采购供应商处发生的打印费用,可使用预算经费中的“印刷费”预算项开支。社科类的打印复印费可以选择“印刷费”开支。

(十八)其他经济业务的办理规定

1.履约保证金、质量保证金等各类保证金的退还

(1)报销所需材料:

①预约报销单

②保证金退付意见书

③履约保证金票据

(2)注意事项:

①保证金退付意见书,经相关职能部门或业务经办单位负责人审批后并加盖公章方可办理。

②工程类履约保证金预约项目号为B80100

③非工程类保证金预约项目号为B80002

④各类保证金退还的预约,请选择“其他”预算项。

2.其他从各单位新转入的指定用途的经费,在财务处综合信息门户查询到款后到预算科办理经费卡号,按前文所述相应流程办理报销。

3.机耕费、服务费等由个人提供劳务、由税局代开发票、款项转入劳务提供者账户的,劳务提供者在税务局代开发票时应同时缴纳个人所得税,并在报销时提供完税证明,如未交个人所得税,需先到财务处薪酬组办理代缴个人所得税手续方可报账。




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